中国职场[cnduty.com]报道：文件办理的真谛在于方便生存和敏捷提取，全部的文件将议决文件夹分类被很好地构造起来，放在你最能方便找到的地方。办理这个问标题前最抱负的要领便是分类办理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的创建，咱们都要根据自己的事情和日常需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，创建合理的文件生存架构。别的全部的文件、文件夹，都要范例化地命名，并放入最符合的文件夹中。如许，当咱们需要什么文件时，就知道到那边去探求。这种要领，对付相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们风俗了顺手存放文件和费力、茫无头绪地查找文件。下面，咱们将帮你制定一套分类办理的原则，并鞭策您养成好的文件办理风俗。以下是咱们总结出的一些根本本领，这些本领并不是教条，大概并不得当你，但无论怎样你必须要有自己的规矩，并对峙下来，形成风俗。
第一招 发挥我的文档的作用
有许多来由让咱们好好地使用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始菜单、资源办理器、生存/打开窗口中找到，有利于咱们方便而快捷地打开、生存文件。咱们可以使用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将每每需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘，在重装体系时大概会误删除的问题，可以在非体系盘创建一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档 属性”窗口中，单击目的文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定咱们刚创建的文件夹。重装体系后再次实行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即宁静又便捷。
小提示
要是你利用Windows 2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的全部文件会自动移过去，但要是你利用Windows 9x，则需要手工将C：My Documents下的全部文件手工移到新指定的文件夹中，否则大概会丢失数据。
第二招 创建最得当自己的文件夹布局
文件夹是文件办理体系的骨架，对文件办理来说至关紧张。创建得当自己的文件夹布局，需要起首对自己打仗到的种种信息、事情和日常内容进行归纳阐发。每个人的事情和日常有所差别，接受的信息也会有很大差别，因此阐发自己的信息类别是创建布局的前提。好比，有相当多的IT自由撰稿人和编辑便是以软件、硬件的类别创建文件夹；而许多导师，便是以自己的事情内容好比讲授事情、班主任事情创建文件夹。
同类的文件名字可用雷同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目任命image，多目任命media，文档用doc等等，简便易懂，一览无余，而且方便用一个软件打开。如许，当咱们想要找到一个文件时，能立即想到它大概生存的地方。
第三招 控制文件夹与文件的数目
文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹内里有50个以内的文件数是比力容易欣赏和检索的。要是凌驾100个文件，欣赏和打开的速度就会变慢且不方便检察了。这种环境下，就得思量存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或创建一些子文件夹。另一方面，要是有文件夹的文件数目恒久只有少得可怜的几个文件，也发起将此文件夹合并到其他文件夹中。
第四招 细致布局的级数
分类的细化一定带来布局级另外增多，级数越多，检索和欣赏的效率就会越低，发起整个布局最好控制在二、三级。别的，级别最好与自己每每处置惩罚的信息相联合。越常用的类别，级别就越高，好比卖力多媒体栏目标编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，导师本学期所教
授的课程、所办理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，每每不能分身，咱们只能找一个最佳的联合点。
第五招 文件和文件夹的命名
为文件和文件夹取一个好名字至关紧张，但什么是好名字，却没有牢固的寄义，以最短的词句形貌此文件夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，能便是好的名称。要为电脑中全部的文件和文件夹利用统一的命名规矩，这些规矩需要咱们自己来制定。最开始利用这些规矩时，肯定不会像往常一样任意输入几个字那样轻松，但一旦你领会到了规矩命名方便检察和检索的利益时，信赖你会坚韧不拔地实行下去。
别的，从排序的角度上来说，咱们常用的文件夹或文件在起名时，可以加一些特别的标示符，让他们排在前面。好比当某一个文件夹或文件相比于同一级另外来说，要访问次数多得多时，笔者就会在此名字前加上一个“1”或“★”，这可以使这些文件和文件夹分列在同目录下全部文件的最前面，而相对次要但也每每访问的，就可以加上“2”或“★★”，以此类推。
别的，文件名要力图简短，虽然Windows已经支持长文件名了，但长文件名也会给咱们的辨认、欣赏带来杂乱。
第六招 细致离开要处置惩罚的与已经完成的
要是一年前的文件还和你如今正要处置惩罚的文件摆在一起，要是几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处置惩罚的文件，备份该备份的，删除不需要的，是一个精良的风俗。以导师为例，上学期传授课程的教案与资料，本学期利用的频率会非常小，所以应当专门将到存放后另一个级别较低的文件夹中，乃至于刻录到光盘中。而并本学期的一些文档，因为要每每访问，最好安排在“我的文档”中以方便时时访问。对付导师来说，一个学期便是一个周期，过一个周期，就相应地处置惩罚本周期的文件夹。对付其他的人来说，也有差别的周期，咱们要凭据自己的实际事情和日常需要对文件夹、文件进行归档。
小提示
为了数据宁静，及时备份是必需要的，有关备份请参见本期《把庞大的备份变简单》，及时备份文件并删除不需要再利用的文件。
第七招 发挥快捷方法的方便
要是咱们每每要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方法”，再将生成的快捷方法安排到你每每停顿的地方。固然，当文件和文件夹不再需要每每访问时，你需要及时将快捷方法删除，以免快捷方法塞堵了太多空间或牵涉了你的细致力。
第八招 如今开始与恒久对峙
创建完善的布局、范例化地命名、周期性地归档，这便是咱们要做的。这并不庞大的操作却能大大提高咱们的事情效率，节流咱们已经很有限的时间。
要是你如今就开始，那请起首拿出一张纸，明白你的信息类别，明白准备创建的文件夹个数与位置，另有为紧张的文件夹制定文件命名规矩及归档规矩。然后按此规矩将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中降服自己的成规。
大概开头会很难，大概规矩会很繁琐，但信赖过不了多久，你就已经风俗于看到井然有序的文件与文件夹，并享受高效办理带来的快乐了。
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