首先要积极地发现他人的优点和长处。这世上没有十全十美的人一样，也没有一无是处的人。同那些与你性格相投的人相处，你往往容易在交往中看到他们的优点，但是，对于那些自己不喜欢或性格不合的人，就容易看到他们的缺点，其实这是受了你自己的观点和看法的影响。如果你能客观地看别人，你就会发现对方优势和长处。
其次，要真诚地用语言将对方的优点坦率地表达出来，让对方了解你的心情。也许你在心里认为某位同事很棒、很有才华，却又说不出口，这并不是你的优点，相反是你的不足。实际上，无论你在心里怎么想，只要没用语言表达出来，你的心情就不会准确地传达给对方。发自内心的赞扬是思想和感情交流的基础。
赞美的要领是要及时、准确。比如在乘电梯时，你发现一位同事的衣着非常高雅别致，这时如果你及时地赞扬说：“你系的领带真漂亮!”这样一句赞美的话会让对方心情愉快，感到与你很投缘。
没有必要担心赞美会变成讨好，也没有必要“刻意地”随时随地用一贯的词语赞美他人。曾经有一位先生，见到没有位女性同行，都说对方是美女，结果是不仅没有让人觉得高兴，而且令人心生厌恶。不是用同样的语言赞美不同的人，是一个重要的注意事项。
世上没有十全十美的人，每个人都有犯错的时候，那么，也都免不了被人批评。如果你是一位职场的主管或领导，你就会面临“怎样有效使用批评”的问题。
使用批评的方式多种多样，有“直接式”批评，有“旁敲侧击式”批评，也有“渐进式”批评。用什么方式批评，要依据人的个性特点的不同来选择。如果能够根据对方的性格特点，有的放矢，入情入理，这样的批评才能收到预期的效果，才能避免在你与对方之间积怨结仇。
直接式批评适用于那种坦率直爽、性格开良、心理承受能力强的人;旁敲侧击式批评适用于那些头脑聪明、反应敏捷、接受能力强，而自尊心又很强的人;渐进式批评适用于错误较多而又敏感、脸皮薄、爱面子的人。
渐进式批评是一种重要的批评方式，是用于处理团队中出现的严重的错误行为，一般要把批评的问题分成若干层次、若干阶段来解决，通过逐步输出批评信息，使有错误行为的人有一个心理缓冲的余地，有一个逐步认识的过程，从而达到批评的效果又不影响人际关系。
心理专家关于“如何使用批评”有一些很重要的提示，这些提示对于改进你的批评艺术，提升你的批评技能和管理能力是十分重要的。这些提示包括：
——批评要有依据：应该依据管理规范或行为标准进行批评，如果没有对团队成员的行为设置界限，你就没有批评的权利。
——批评应该对等：批评的程度应该与成员错误的性质及严重程度对等，不能“大错误小批评”或“小错误大批评”。
——批评应该明确：批评之前，应该尽可能地让对方知道“自己错在什么地方”和“为什么受批评”。盲目的、情绪化的批评只会增加对方的怨气。
——批评要有针对性：批评只能针对行为，不能针对人格，应就事论事，具体到事件本身。如果你说：“你真不是个东西”、“你真笨，这件事情都办不好”，实际上你在否定对方的人格，而不是指出他的错误。
——先批评后鼓励：从人类心理的角度说，批评要遵循“先批评后鼓励”的程序，而不应该“先表扬(鼓励)后批评”。同时，批评应在规定的或者约定俗成的场景中单独进行，譬如在公司领导的办公室或会议室进行批评。随意批评人是管理者的一大陋习。
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