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职场:别让工作追着你跑

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你必须理清的问题包括:我现在的工作必须做出哪些改变?可否建议我,要从哪个地方开始?我应该注意哪些事情,避免影响目标的达成?有哪些可用的工具与资源?对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是最好的?”你必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进


你必须理清的问题包括:我现在的工作必须做出哪些改变?可否建议我,要从哪个地方开始?我应该注意哪些事情,避免影响目标的达成?有哪些可用的工具与资源?

对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。

在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是最好的?”你必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且会因为你的拖延而影响到其他人?而如果你答应了,是否真的可以达到对方要求的目标?

“手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理。”但是有没有可能问题是出在你自己身上?你有没有适当地反映真实情况?如果你不说出来,老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。

你当然不可能同时完成这么多的工作,为什么不主动地帮助老板排定工作的优先级?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一点,讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考,体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管解决问题,而不是把问题推给主管。当然,更不应该自己承受问题。

多数人在向主管或是老板报告时,总是担心信息不够多。根据商业心理顾问公司的心理学家约翰·维佛所进行的研究,有10%到15%的人在面对老板时会有恐惧的心理。

其实,这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点,如果又缺乏解释,对于老板一点帮助也没有。“内容精简,切中要点,最重要的是能够帮助我快速地做决策。”这是约翰逊询问多位资深主管对于简报内容的要求时,所得出的普遍性结论。

你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释,一定要有自己的观点,而不是模棱两可的描述。向老板报告时,要能精准地掌控时间。

真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此,重点不在于简报,而是沟通的质量。

在做任何简报之前,你必须思考以下三点原则:希望听众听完简报之后记得哪些重点?听众会有什么样的感受?你希望他们听完简报之后有什么样的决定?

正确的过滤流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)你必须完成的工作,否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25%的信件。

“最容易阅读、理解与回复的信件,最吸引我的注意。”这是约翰逊在实施“追求简单”的

研究计划时,一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的信息,而且必须更容易阅读,节省对方的时间。该怎么做呢?你必须:⒈把每一封电子邮件的内容限制在大约在8到12句的范围内。⒉超过20个字就应换行。⒊如果超过3行必须空行。

不论你提出什么样的想法或意见,每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管,完全没有沟通的可能时,这时候你就不必再浪费时间或精力做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择:你是否能够接受这样的工作环境,凡事只依照主管的意见做事,还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题,无关乎好与坏。

老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考:什么是让你的老板感到最头痛的问题?是无法依照原定计划完成,还是无法掌控情况,对于未来感到不确定?是希望员工能够做得更多,以降低成本?当你在争取预算时,必须先想清楚老板可能担心的问题,作为你说服老板的理由,这是最有效的。

而且,不要只强调你的单位或是部门的需求,你争取预算的目的是为了帮助老板解决问题,达成目标。所以,你的重点在于老板所担心的问题,而不是预算数字。

当你第一次提出要求时,最重要的是让老板了解你的提案,会议时间越短越好,最好不要超过15分钟的时间。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预算,这样通常不会有太高的成功率。你的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老板愿意再次讨论预算的问题,通常成功机会可高达八成以上。

你要做的只有以下两件事情:至少每个月询问你的主管:“我做得如何?”尽量提出具体的问题,例如:“老板对于我所排定的进度是否有什么意见?”“我想会议流程非常顺畅,你认为还有地方要改进的吗?”

你应该随时和主管沟通自己的工作表现,而不是只有在每年一次的业绩评量,这样你可以事先知道自己的缺点在哪,及时做出改正,同时也可以了解主管的期望。

至少每个月询问:“原先的工作安排有没有必要调整?”也许你的目标是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的环境有所改变,先前所设定的目标势必做出调整,所以应该随时确认最优先的目标是哪些。
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